Opex là gì? Tối ưu hóa chi phí hoạt động Opex

Opex là gì?

Opex (Operating Expenditure) hay còn gọi là chi phí hoạt động, là các khoản chi phí thường xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh, bao gồm chi phí thuê nhà, thiết bị, tồn kho, tiếp thị, chi phí nhân sự và kinh phí nghiên cứu & phát triển được phân bổ.

• Chi phí thuê nhà: chi phí thuê văn phòng, nhà kho hoặc cửa hàng để kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Chi phí thiết bị: chi phí mua sắm và bảo trì thiết bị, máy móc cần thiết để sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
• Chi phí tồn kho: chi phí lưu trữ và bảo quản hàng hóa trước khi bán ra thị trường.
• Chi phí tiếp thị: chi phí quảng cáo, khuyến mãi sản phẩm, tổ chức các sự kiện để quảng bá thương hiệu, tăng doanh số bán hàng.
• Chi phí nhân sự: chi phí tiền lương, bảo hiểm, thưởng và các khoản phúc lợi khác cho nhân viên làm việc trong công ty.
• Kinh phí nghiên cứu & phát triển: chi phí đầu tư vào các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới để cải tiến, nâng cao chất lượng và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Ví dụ: việc mua một chiếc xe tải mới để vận chuyển hàng hóa đại diện cho Capex, còn chi phí nhiên liệu, bảo trì, bảo hiểm và lương tài xế hàng tháng đại diện cho Opex. Ngoài ra, các chi phí cho văn phòng, thuê kho và các khoản phí liên quan đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp cũng được xem là Opex. Tất cả các chi phí này đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán lợi nhuận và quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Ý nghĩa chi phí hoạt động Opex

• Đảm bảo hệ thống và các bộ phận của doanh nghiệp duy trì hoạt động để đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh.
• Xây dựng hình ảnh và uy tín cho công ty bằng các hoạt động tiếp thị và quảng bá thương hiệu.
• Tăng cường năng lực kinh doanh và tiếp cận khách hàng thông qua các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
• Cắt giảm chi phí hoạt động (OPEX) có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, việc cắt giảm quá mức có thể ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, cần quản lý và kiểm soát OPEX sao cho phù hợp để đảm bảo hoạt động của công ty và tăng cường năng lực cạnh tranh.

So sánh chi phí hoạt động và chi phí tài sản cố định

Theo Sở Thuế vụ Mỹ IRS, chi phí hoạt động và chi phí tài sản cố định là hai khái niệm khác nhau. Chi phí hoạt động là các chi phí thông thường (phổ biến và được chấp nhận trong thương mại kinh doanh) và cần thiết (hữu ích và phù hợp trong thương mại kinh doanh). Trong khi đó, chi phí tài sản cố định phải được phân bổ theo thời gian sử dụng của tài sản đó.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể xóa sổ chi phí hoạt động trong năm phát sinh, nhưng phải phân bổ chi phí tài sản cố định.

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp chi tiêu $50.000 cho quảng cáo trong một tháng, họ có thể coi đây là chi phí hoạt động và khấu trừ nó ngay trong báo cáo thu nhập của tháng đó. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi tiêu $50.000 cho việc nâng cấp hệ thống máy chủ, thì họ phải phân bổ và khấu hao chi phí đó trong một khoảng thời gian dài hơn trước khi được khấu trừ.

Chi phí hoạt động trên báo cáo thu nhập

Một tài liệu quan trọng để đánh giá lợi nhuận của công ty là báo cáo thu nhập. Báo cáo này cung cấp thông tin về thu nhập và chi phí của công ty trong một khoảng thời gian nhất định.

Báo cáo thu nhập thường phân loại các chi phí thành 06 nhóm chính: chi phí vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý, khấu hao và phân bổ, chi phí hoạt động khác, chi phí lãi vay và chi phí thuế thu nhập.

Mặc dù tất cả các chi phí này đều được coi là chi phí hoạt động, tuy nhiên chỉ có chi phí lãi vay và thuế thu nhập được trừ đi khi tính toán lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trong báo cáo thu nhập.

Tối ưu chỉ số Apex chi phí hoạt động

Sử dụng công nghệ trong quy trình bán hàng giúp tiết kiệm chi phí Opex

Công ty có thể áp dụng công nghệ vào quy trình bán hàng để tiết kiệm chi phí hoạt động (Opex) và khuyến khích sự phát triển. Thay vì bán hàng bằng cách thủ công truyền thống, công ty có thể sử dụng các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến hay phần mềm quản lý bán hàng để tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Thiết lập chiến lược phát triển hệ thống khách hàng mới dựa trên nguyên lý Pareto

Nguyên lý Pareto là một phương pháp hiệu quả để tiết kiệm chi phí Opex trong việc phát triển hệ thống khách hàng. Công ty thường chỉ tập trung vào 20% khách hàng trung thành nhưng chúng chiếm đến 80% lợi nhuận của công ty. Việc tìm kiếm khách hàng mới có thể gây tốn kém mà không đem lại hiệu quả như mong đợi. Do đó, công ty nên tập trung vào việc phát triển hệ thống khách hàng mới từ các mối quan hệ cũ, đồng thời giữ chân khách hàng trung thành bằng cách không tiêu tốn quá nhiều chi phí quảng cáo và PR.

Đề xuất giảm chi phí thuê mặt bằng

Khi bắt đầu kinh doanh, nhiều chủ công ty có xu hướng “mơ mộng” rằng doanh nghiệp của họ sẽ phát triển rất nhanh trong thời gian ngắn. Điều này dẫn đến việc chi tiêu vốn tích lũy quá nhanh, gây rủi ro cho doanh nghiệp.

Một số chủ doanh nghiệp đã ký hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn từ 6 tháng đến 1 năm và trả tiền thuê trước. Điều này là không khôn ngoan, vì họ chưa biết chính xác tình hình kinh doanh và liệu địa điểm đó có phù hợp với hoạt động kinh doanh của họ hay không.

Thay vào đó, họ nên thương lượng để trả tiền thuê mặt bằng theo từng tháng và cọc ít nhất là 1-2 tháng. Không nên ký hợp đồng dài hạn vượt quá 1 năm. Nếu không thể thỏa thuận, họ có thể tìm kiếm các địa điểm khác.

Nếu lĩnh vực kinh doanh không yêu cầu phải có văn phòng, họ có thể sử dụng không gian tại nhà hoặc thuê văn phòng ảo để giảm chi phí.

Đảm bảo an toàn lao động

Quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí hoạt động Opex. Nếu xảy ra tai nạn tại nơi làm việc, doanh nghiệp sẽ phải chịu rất nhiều chi phí, bao gồm:

• Chi phí bảo hiểm
• Sự giảm năng suất trong thời gian nhân viên phải nghỉ
• Chi phí để có người thay thế và thời gian để nhân viên đưa lại sản xuất
• Chi phí cho thuốc và các liệu pháp điều trị
• Sự giảm năng lực lao động
• Chi phí quảng bá và giảm thiểu uy tín của công ty
• Chi phí phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp.

Do đó, đảm bảo an toàn lao động là điều cần thiết để giảm thiểu các rủi ro và chi phí cho doanh nghiệp.

Chi phí văn phòng

Bạn có biết rằng các chi phí cho giấy, mực in, vật tư, bưu chính và gửi thư, dường như là những chi phí vụn vặt và không đáng kể, nhưng thực tế thì chi phí đó lại rất lớn, đặc biệt là chi phí cho giấy tờ. Theo thống kê, các công ty lớn hiện nay mất hơn 30 triệu đồng mỗi năm cho những giấy tờ không cần thiết, và với các công ty lớn, số tiền đó còn lớn hơn nhiều.

Do đó, các công ty nên đề cao việc không in những giấy tờ không cần thiết, và chuyển đổi sang sử dụng các quy trình kỹ thuật số để quản lý thay vì thực hiện thủ công trên giấy tờ truyền thống.

Chăm sóc khách hàng cũ

Phát triển hệ thống khách hàng mới từ khách hàng cũ là một yếu tố quan trọng trong chiến lược nâng cao doanh số bán hàng của doanh nghiệp. Khách hàng là chìa khóa trong việc tăng doanh số bán hàng, và chúng được chia thành hai nhóm là khách hàng cũ và khách hàng mới. Nhiều công ty tập trung tìm kiếm khách hàng mới mà không chú ý đến nhóm khách hàng cũ. Tuy nhiên, thực tế là 80% doanh số bán hàng đến từ 20% khách hàng cũ và trung thành, trong khi chỉ có 20% doanh số đến từ khách hàng mới.

Nếu công ty không chú ý đến nhóm khách hàng cũ, họ sẽ mất đi số lượng khách hàng trung thành và sẽ phải tốn kém chi phí cho các hoạt động quảng cáo và tiếp thị để thu hút khách hàng mới. Điều này không chỉ làm giảm doanh số bán hàng mà còn có thể dẫn đến sụt giảm nghiêm trọng về lượng khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc phát triển hệ thống khách hàng mới từ các mối quan hệ cũ.